Aria Medical Privacy Practices

AVISO DE POLÍTICAS DE PRIVACIDAD DE ATENCIÓN MÉDICA EN ESPAÑOL ABAJO

Effective date: October 24, 2023

Important note: The following is a bulletin from the federal Office of Civil Rights regarding rights to data privacy. Please note that Aria Medical does NOT use electronic health records. We do not bill insurance companies. Therefore, much of the language does not apply. All information from your on-line intake form is kept securely and then deleted after 30 days. Your private medical information is kept in a paper medical record at our clinic and never shared without your consent. Please let us know if you have questions.

Your Information. Your Rights. Our Responsibilities.

This notice describes how medical information about you may be used and disclosed and how you can get access to this information. Please review it carefully.

Your Rights. You have the right to:

  • Get a copy of your paper or electronic medical record

  • Correct your paper or electronic medical record

  • Request confidential communication

  • Ask us to limit the information we share

  • Get a list of those with whom we’ve shared your information

  • Get a copy of this privacy notice

  • Choose someone to act for you

  • File a complaint if you believe your privacy rights have been violated

Our Uses and Disclosures. We may use and share your information as we:

  • Treat you  (we only share information with other treating providers with your permission)

  • Run our organization

  • Bill for your services (we never share any data that identifies you when billing for services)

  • Do research  (de-identified data only – never any information that identifies you)

  • Comply with the law (we keep paper charts, and would never share data unless required by law)

  • Work with a medical examiner or funeral director

  • Address law enforcement and other government requests

NOTE: Aria Medical Clinic will never share your Personal Identifiable Information with other health providers without your express written consent

Your Rights

When it comes to your health information, you have certain rights. This section explains your rights and some of our responsibilities to help you.

Get an electronic or paper copy of your medical record :

  • You can ask to see or get an electronic or paper copy of your medical record and other health information we have about you. Ask us how to do this.

  • We will provide a copy or a summary of your health information, usually within 30 days of your request. We may charge a reasonable, cost-based fee.

Ask us to correct your medical record

  • You can ask us to correct health information about you that you think is incorrect or incomplete. Ask us how to do this.

  • We may say “no” to your request, but we’ll tell you why in writing within 60 days.

Request confidential communications

  • You can ask us to contact you in a specific way (for example, home or office phone) or to send mail to a different address.

  • We will say “yes” to all reasonable requests.

Ask us to limit what we use or share

  • You can ask us not to use or share certain health information for treatment, payment, or our operations.

  • If you pay for a service or health care item out-of-pocket in full, you can ask us not to share that information for the purpose of payment or our operations with your health insurer. We will say “yes” unless a law requires us to share that information.

Get a list of those with whom we’ve shared information

  • You can ask for a list (accounting) of the times we’ve shared your health information for six years prior to the date you ask, who we shared it with, and why.

  • We will include all the disclosures except for those about treatment, payment, and health care operations, and certain other disclosures (such as any you asked us to make). We’ll provide one accounting a year for free but will charge a reasonable, cost-based fee if you ask for another one within 12 months.

Get a copy of this privacy notice

  • You can ask for a paper copy of this notice at any time, even if you have agreed to receive the notice electronically. We will provide you with a paper copy promptly.

Choose someone to act for you

  • If you have given someone medical power of attorney or if someone is your legal guardian, that person can exercise your rights and make choices about your health information.

  • We will make sure the person has this authority and can act for you before we take any action.

File a complaint if you feel your rights are violated

  • You can complain if you feel we have violated your rights by contacting us using the information on page 1.

  • You can file a complaint with the U.S. Department of Health and Human Services Office for Civil Rights by sending a letter to 200 Independence Avenue, S.W., Washington, D.C. 20201, calling 1-877-696-6775, or visiting www.hhs.gov/ocr/privacy/hipaa/complaints/.

  • We will not retaliate against you for filing a complaint. 

Your Choices

For certain health information, you can tell us your choices about what we share. If you have a clear preference for how we share your information in the situations described below, talk to us. Tell us what you want us to do, and we will follow your instructions.

In these cases, you have both the right and choice to tell us to:

  • Share information with your family, close friends, or others involved in your care

  • Share information in a disaster relief situation

  • Include your information in a hospital directory

If you are not able to tell us your preference, for example if you are unconscious, we may go ahead and share your information if we believe it is in your best interest. We may also share your information when needed to lessen a serious and imminent threat to health or safety.

We will never sell your data nor market your data.

Our Uses and Disclosures

NOTE: Aria Medical Clinic will never share your Personal Identifiable Information with other health care providers without your express written consent.

How do we typically use or share your health information? We typically use or share your health information in the following ways.

Treat you: We can use your health information and share it with other professionals who are treating you. Example: A doctor treating you for an injury asks another doctor about your overall health condition. However, unless it is a life-threatening emergency, we will always ask your permission before share any data with any other provider.

Run our organization: We can use and share your de-identified health information to run our practice, improve your care, and contact you when necessary.

Bill for your services: We can use and share your de-identified health information to bill and get payment from funders. We will never share personal data with funders. We do not bill health insurance companies for services

How else can we use or share your health information?

We are allowed or required to share your information in other ways – usually in ways that contribute to the public good, such as public health and research. We have to meet many conditions in the law before we can share your information for these purposes. For more information see: www.hhs.gov/ocr/privacy/hipaa/understanding/consumers/index.html.

Help with public health and safety issues. We can share health information about you for certain situations such as:

  • Preventing disease

  • Helping with product recalls

  • Reporting adverse reactions to medications

  • Reporting suspected abuse, neglect, or domestic violence

  • Preventing or reducing a serious threat to anyone’s health or safety

  • Do research

Comply with the law. We will share information about you if state or federal laws require it, including with the Department of Health and Human Services if it wants to see that we’re complying with federal privacy law.

Work with a medical examiner or funeral director. We can share health information with a coroner, medical examiner, or funeral director when an individual dies.

Address workers’ compensation, law enforcement, and other government requests. We can use or share health information about you:

  • For workers’ compensation claims

  • For law enforcement purposes or with a law enforcement official

  • With health oversight agencies for activities authorized by law

  • For special government functions such as military, national security, and presidential protective services

Respond to lawsuits and legal actions. We can share health information about you in response to a court or administrative order, or in response to a subpoena.

Our Responsibilities

  • We are required by law to maintain the privacy and security of your protected health information.

  • We will let you know promptly if a breach occurs that may have compromised the privacy or security of your information.

  • We must follow the duties and privacy practices described in this notice and give you a copy of it.

  • We will not use or share your information other than as described here unless you tell us we can in writing. If you tell us we can, you may change your mind at any time. Let us know in writing if you change your mind.

  • For more information see: www.hhs.gov/ocr/privacy/hipaa/understanding/consumers/noticepp.html.

Changes to the Terms of this Notice

We can change the terms of this notice, and the changes will apply to all information we have about you. The new notice will be available upon request, in our office, and on our web site.

You can reach Aria Medical’s Privacy Officer at (316)350-7688.

PRIVACIDAD DEL PACIENTE

Fecha de vigencia: 24 de octubre de 2023

Nota importante: El siguiente es un boletín de la Oficina federal de Derechos Civiles sobre los derechos a la privacidad de datos. Tenga en cuenta que Aria Medical NO utiliza registros médicos electrónicos. No facturamos a las compañías de seguros. Por lo tanto, gran parte del lenguaje no se aplica. Toda la información de su formulario de admisión en línea se guarda de forma segura y luego se elimina después de 30 días. Su información médica privada se guarda en un registro médico en papel en nuestra clínica y nunca se comparte sin su consentimiento. Por favor háganos saber si tiene preguntas.

Tu información. Tus derechos. Nuestras responsabilidades.

Este aviso describe cómo se puede utilizar y divulgar su información médica y cómo puede usted obtener acceso a esta información. Por favor revíselo detenidamente.

Tus derechos. Tienes derecho a:

  • • Obtener una copia de su expediente médico impreso o electrónico

  • • Corregir su expediente médico en papel o electrónico

  • • Solicitar comunicación confidencial

  • • Pedirnos que limitemos la información que compartimos

  • • Obtener una lista de aquellos con quienes hemos compartido su información

  • • Obtener una copia de este aviso de privacidad

  • • Eligir a alguien que actúe por usted

  • • Presentar una queja si cree que se han violado sus derechos de privacidad

Nuestros usos y divulgaciones. Podemos usar y compartir su información en estas situaciones:

  • • Ofrecirle atención medica (solo compartimos información con otros proveedores que tratan con su permiso)

  • • Dirigir nuestra organización

  • • Facturar por tus servicios (nunca compartimos ningún dato que lo identifique al facturar los servicios)

  • • Hacer investigación (solo datos no identificados, nunca información que lo identifique)

  • • Cumplir con la ley (Mantenemos gráficos en papel y nunca compartiríamos datos a menos que lo exija la ley)

  • • Trabajar con un médico forense o director de funeraria

  • • Abordar la aplicación de la ley y otras solicitudes gubernamentales.

NOTA: Aria Medical Clinic nunca compartirá su información de identificación personal con otros proveedores de salud sin su consentimiento expreso por escrito.

Sus derechos

Cuando se trata de su información de salud, usted tiene ciertos derechos. Esta sección explica sus derechos y algunas de nuestras responsabilidades para ayudarle.

Obtenga una copia electrónica o impresa de su registro médico:

  • • Puede solicitar ver u obtener una copia electrónica o impresa de su expediente médico y otra información de salud que tengamos sobre usted. Pregúntenos cómo hacer esto.

  • • Le proporcionaremos una copia o un resumen de su información de salud, generalmente dentro de los 30 días posteriores a su solicitud. Es posible que le cobremos una tarifa razonable basada en el costo.

Pídanos que corrijamos su expediente médico

  • • Puede pedirnos que corrijamos la información de salud sobre usted que considere incorrecta o incompleta. Pregúntenos cómo hacer esto.

  • • Podemos decir “no” a su solicitud, pero le informaremos el motivo por escrito dentro de los 60 días.

Solicitar comunicaciones confidenciales

  • • Puede solicitarnos que nos comuniquemos con usted de una manera específica (por ejemplo, al teléfono de su casa o de la oficina) o que le enviemos correo a una dirección diferente.

  • • Diremos “sí” a todas las solicitudes razonables.

Pídanos que limitemos lo que usamos o compartimos

  • • Puede solicitarnos que no usemos ni compartamos cierta información de salud para tratamiento, pago o nuestras operaciones.

  • • Si paga un servicio o artículo de atención médica de su bolsillo en su totalidad, puede solicitarnos que no compartamos esa información para fines de pago o nuestras operaciones con su aseguradora de salud. Diremos “sí” a menos que una ley nos obligue a compartir esa información.

Obtenga una lista de aquellos con quienes hemos compartido información

  • • Puede solicitar una lista (contabilidad) de las veces que hemos compartido su información de salud durante los seis años anteriores a la fecha que solicita, con quién la compartimos y por qué.

  • • Incluiremos todas las divulgaciones excepto aquellas sobre tratamiento, pago y operaciones de atención médica, y otras divulgaciones determinadas (como las que usted nos haya pedido que hagamos). Le proporcionaremos contabilizar un año de forma gratuita, pero le cobraremos una tarifa razonable basada en los costos si solicita otra dentro de los 12 meses.

Obtenga una copia de este aviso de privacidad

  • • Puede solicitar una copia impresa de este aviso en cualquier momento, incluso si ha aceptado recibir el aviso electrónicamente. Le proporcionaremos una copia impresa con prontitud.

Elige a alguien que actúe por usted

  • • Si le ha otorgado a alguien un poder médico o si alguien es su tutor legal, esa persona puede ejercer sus derechos y tomar decisiones sobre su información de salud.

  • • Nos aseguraremos de que la persona tenga esta autoridad y pueda actuar en su nombre antes de tomar cualquier medida.

Presentar una denuncia si siente que se vulneran sus derechos

  • • Puede quejarse si cree que hemos violado sus derechos comunicándose con nosotros utilizando la información de la página 1.

  • • Puede presentar una queja ante la Oficina de Derechos Civiles del Departamento de Salud y Servicios Humanos de EE. UU. enviando una carta a 200 Independence Avenue, S.W., Washington, D.C. 20201, llamando al 1-877-696-6775 o visitando www.hhs. gov/ocr/privacy/hipaa/complaints/.

  • • No tomaremos represalias contra usted por presentar una queja.

Tus opciones

Para determinada información de salud, puede indicarnos sus opciones sobre lo que compartimos. Si tiene una preferencia clara sobre cómo compartimos su información en las situaciones que se describen a continuación, hable con nosotros. Díganos qué quiere que hagamos y seguiremos sus instrucciones.

En estos casos, usted tiene el derecho y la opción de indicarnos que:

  • • Comparta información con su familia, amigos cercanos u otras personas involucradas en su atención.

  • • Comparta información en una situación de socorro en caso de desastre.

  • • Incluya su información en un directorio de hospitales.

Si no puede decirnos su preferencia, por ejemplo si está inconsciente, podemos seguir adelante y compartir su información si creemos que es lo mejor para usted. También podemos compartir su información cuando sea necesario para disminuir una amenaza grave e inminente a la salud o la seguridad.

Nunca venderemos sus datos ni comercializaremos sus datos.

Nuestros usos y divulgaciones

NOTA: Aria Medical Clinic nunca compartirá su información de identificación personal con otros proveedores de atención médica sin su consentimiento expreso por escrito.

¿Cómo usamos o compartimos normalmente su información de salud? Normalmente utilizamos o compartimos su información de salud de las siguientes maneras.

Tratarle: Podemos utilizar su información de salud y compartirla con otros profesionales que lo están tratando. Sin embargo, a menos que se trate de una emergencia que ponga en peligro su vida, siempre le pediremos permiso antes de compartir cualquier dato con cualquier otro proveedor. Ejemplo: un médico que lo trata por una lesión le pregunta a otro médico sobre su estado de salud general.

Dirigir nuestra organización: Podemos usar y compartir su información de salud para ejecutar nuestra práctica, mejorar su atención y comunicarnos con usted cuando sea necesario.

Facturar por sus servicios: Podemos usar y compartir su información de salud no identificada para facturar y obtener pagos de los financiadores. Nunca compartiremos datos personales con los financiadores. No facturamos a las compañías de seguros de salud por los servicios.

¿De qué otra manera podemos usar o compartir su información de salud?

Se nos permite o se nos exige compartir su información de otras maneras, generalmente de manera que contribuyan al bien público, como la salud pública y la investigación. Tenemos que cumplir muchas condiciones legales antes de poder compartir su información para estos fines. Para obtener más información, consulte: www.hhs.gov/ocr/privacy/hipaa/understanding/consumers/index.html.

Ayudar con problemas de salud y seguridad pública. Podemos compartir información de salud sobre usted para ciertas situaciones tales como:

  • • Prevenir enfermedades

  • • Ayudar con retiros de productos

  • • Informar reacciones adversas a los medicamentos.

  • • Denunciar sospechas de abuso, negligencia o violencia doméstica

  • • Prevenir o reducir una amenaza grave a la salud o seguridad de cualquier persona

    • Hacer investigaciónes.

Consentir con ley. Compartiremos información sobre usted si las leyes estatales o federales lo requieren, incluso con el Departamento de Salud y Servicios Humanos si quiere comprobar que cumplimos con la ley federal de privacidad.

Trabajar con un médico forense o director de funeraria. Podemos compartir información de salud con un forense, un médico forense o un director de funeraria cuando una persona muere.

Atender la compensación laboral, la aplicación de la ley y otras solicitudes gubernamentales. Podemos usar o compartir información de salud sobre usted:

  • • Para reclamos de compensación laboral

  • • Para fines de aplicación de la ley o con un funcionario encargado de hacer cumplir la ley

  • • Con organismos de vigilancia de la salud para las actividades autorizadas por la ley.

  • • Para funciones gubernamentales especiales, como servicios militares, de seguridad nacional y de protección presidencial.

Responder a demandas y acciones legales. Podemos compartir información de salud sobre usted en respuesta a una orden judicial o administrativa, o en respuesta a una citación.

Nuestras responsabilidades

  • • Estamos obligados por ley mantener la privacidad y seguridad de su información médica protegida.

  • • Informarle de inmediato si se produce una infracción que pueda haber comprometido la privacidad o la seguridad de su información.

  • • Seguir los deberes y prácticas de privacidad descritos en este aviso y darle una copia del mismo.

  • • No usar ni compartir su información de otra manera que no sea la descrita aquí a menos que nos indique que podemos hacerlo por escrito. Si nos dice que podemos, puede cambiar de opinión en cualquier momento. Háganos saber por escrito si cambia de opinión.

  • • Para obtener más información, consulte: www.hhs.gov/ocr/privacy/hipaa/understanding/consumers/noticepp.html.

Cambios a los términos de este aviso

Podemos cambiar los términos de este aviso y los cambios se aplicarán a toda la información que tenemos sobre usted. El nuevo aviso estará disponible en nuestra oficina y en nuestro sitio web.

Puede comunicarse con el Oficial de Privacidad al (316) 350-7688.